各系、各辅导员：

2020级新生报到工作已经结束，为进一步规范新生档案的管理与服务，高效开展新生复查和电子注册等系列工作，根据上级及学院相关规定，现将有关事项通知如下：

一、新生档案移交工作

1.请各新生班辅导员认真做好学生自带档案的接收、登记和保管工作；

2.截止至9月30日，邮寄至学生档案室的新生档案已全部整理完毕（电子版名单已上传至我院2020级新生辅导员群），请新生辅导员到学生档案室（行政楼308）办理档案领取手续；

3.对未能及时寄到我院，开学时又没有将档案带来的学生，请新生辅导员及时敦促其抓紧与原毕业学校联系，尽快将本人档案转递至我院，以免影响学生在校期间的正常学习和生活。

二、新生档案整理流程

（一）根据学生档案信息，填写《2020级学生档案材料登记表》（附件1），做好档案材料登记工作。

1.普通高校招生考试、对口考试学生档案材料包括:

①高校招生考生报名登记表；

②高校招生考生体格检查表；

③高中学籍表；

④身份证复印件;

⑤考生志愿信息确认表；

⑥口试记录卡；

⑦诚信承诺书

其中①②③④为必有材料。

2.外省学生的档案材料以所交档案为准。

（二）在将档案材料装入《阜阳师范大学信息工程学院学生档案袋》时，务必把原档案袋（尤其是封面有档案材料目录的档案袋）一并放入。

（三）在《阜阳师范大学信息工程学院学生档案袋》封面的左下方按要求填写好学生各项信息；在《阜阳师范大学信息工程学院档案袋》背面档案材料目录“普通高等学校招生材料”“份数”栏写“1”，“备注”栏划√；其余各项待学生毕业整理档案时再填。

（四）档案整理完毕，认真核对后，请各新生辅导员按班级和学号顺序仔细捆扎，确保清点无误，连同《2020级学生档案材料登记表》一并送交学生处学生档案室。送交时间：2020年10月30日前。送交地点：清河校区学生处学生档案室（行政楼308室，联系电话：2593958）

三、完善学生档案管理

根据《安徽省教育厅关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》（皖教秘学〔2020〕24号）要求，请各系对每位2020级学生入学的全部档案进行电子扫描，扫描件以学生姓名命名，以班级、系为单位汇总后，于2020年10月30日之前，发送至 2278368007@qq.com。

四、注意事项

1.请各系分管学生工作的领导和相关负责人及时敦促、指导新生辅导员高度重视此项工作，认真做好2020级学生档案的整理移交等工作。

2.新生辅导员务必亲自参与档案整理的全过程，现场督促、指导相关人员规范、有序、细致操作，确保不出现任何差错。根据档案管理保密性原则，2020级学生不能参加整理档案工作。

3.各新生辅导员在学生档案整理过程中务必认真检查，确保档案材料不错装、漏装、损坏或遗失。

学生处联系电话：0558-2593958

附件1：2020级学生档案材料登记表点击下载.xls

学生工作处   

2020年10月9日